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Titel
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Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten und erfahrenen Immobilien Executive Administrator, der unser Team bei der Verwaltung und Koordination administrativer Aufgaben im Immobilienbereich unterstützt. In dieser Schlüsselrolle sind Sie verantwortlich für die effiziente Organisation von Büroabläufen, die Unterstützung des Managements sowie die Kommunikation mit internen und externen Partnern. Sie tragen maßgeblich zur Optimierung der Geschäftsprozesse bei und sorgen für einen reibungslosen Ablauf aller administrativen Tätigkeiten.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die Pflege und Verwaltung von Immobilienakten, die Koordination von Terminen und Besichtigungen, die Erstellung von Berichten und Präsentationen sowie die Unterstützung bei der Budgetplanung und -überwachung. Sie arbeiten eng mit Immobilienverwaltern, Maklern, Buchhaltern und anderen Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass alle Prozesse effizient und regelkonform ablaufen.
Ein hohes Maß an Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit und Diskretion ist für diese Position unerlässlich. Sie sollten in der Lage sein, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, Prioritäten zu setzen und auch unter Druck präzise und zuverlässig zu arbeiten. Erfahrung im Immobilienbereich sowie fundierte Kenntnisse in MS Office und Immobilienverwaltungssoftware sind von Vorteil.
Wenn Sie eine strukturierte, proaktive und lösungsorientierte Persönlichkeit sind, die gerne in einem dynamischen Umfeld arbeitet und Verantwortung übernimmt, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Verwaltung und Pflege von Immobilienunterlagen
- Koordination von Terminen, Besichtigungen und Meetings
- Unterstützung bei der Budgetplanung und -kontrolle
- Erstellung von Berichten, Präsentationen und Statistiken
- Kommunikation mit Mietern, Eigentümern und Dienstleistern
- Organisation und Optimierung von Büroabläufen
- Zusammenarbeit mit Buchhaltung und Facility Management
- Bearbeitung von E-Mails, Post und telefonischen Anfragen
- Überwachung von Fristen und Verträgen
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Verträgen und Dokumenten
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Immobilienbereich von Vorteil
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook)
- Kenntnisse in Immobilienverwaltungssoftware (z. B. DOMUS, WODIS) wünschenswert
- Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
- Diskretion und Zuverlässigkeit
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Englischkenntnisse von Vorteil
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie im Bereich Immobilienverwaltung?
- Wie organisieren Sie Ihre täglichen Aufgaben?
- Welche Softwarelösungen haben Sie bisher genutzt?
- Wie gehen Sie mit mehreren gleichzeitigen Aufgaben um?
- Wie würden Sie mit einem unzufriedenen Mieter umgehen?
- Wie stellen Sie sicher, dass Fristen eingehalten werden?
- Welche Rolle spielt Teamarbeit für Sie?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Was motiviert Sie in Ihrer Arbeit?
- Wie bleiben Sie über gesetzliche Änderungen im Immobilienbereich informiert?
